Socola valentine 2014

Cuốn sách Phương thức Toyota   giải thích nguyên tắc quản lý và triết lý kinh doanh đằng sau thành công của Toyota . Nó cũng giải thích cách bạn có thể áp dụng những nguyên tắc tương tự để cải thiện quy trình kinh doanh trong khi giảm chi phí hoạt động và sản xuất.

Nguyên tắc 4: Chia đều khối lượng công việc 

Một hệ thống sản xuất theo đơn hàng chặt chẽ xây dựng rất nhiều kho, chi phí đầu vào, chất lượng và dịch vụ kém hơn là những vấn đề tiềm ẩn. Để loại trừ vấn đề này, Toyota đã tạo ra một cơ chế cân bằng quy trình sản xuất.

Sự cân bằng sản xuất theo khối lượng và sản phẩm được biết đến như là hejunka. Quy trình không xây dựng sản phẩm theo dòng đơn hàng thực sự của khách hàng, mà lấy tổng số lượng đơn hàng trong một giai đoạn chia đều ra. Điều này giúp cho hàng ngày có một số lượng và chủng loại sản phẩm bằng nhau được sản xuất ra.

Lợi ích của lịch trình cân bằng:

- Sự linh hoạt để sản xuất những sản phẩm muốn khi cần

- Giảm rủi ro của những hàng hóa không bán được

- Cân bằng việc sử dụng nhân công và hàng hóa.

Nguyên tắc 5: Xây dựng văn hóa tự kiểm chứng 

Chất lượng cho khách hàng nên là nhân tố định hướng đằng sau triết lý của bất cứ công ty nào. Chất lượng nên được đưa cả vào những quy trình sản xuất của bạn, nhằm cảnh báo sớm, ngăn ngừa các vấn đề lan rộng. Điều này giảm chi phí và hiệu quả hơn là kiểm tra và sửa chữa các vấn đề chất lượng sau khi sản xuất.

Bạn cũng nên xây dựng một hệ thống hỗ trợ có thể giải quyết vấn đề nhanh chóng và tạo ra những tiêu chuẩn đo lường.

Nguyên tắc 6: Tiêu chuẩn hóa công việc 

Tiêu chuẩn hóa là nền tảng cho việc cải tiến, sáng tạo, phát triển chất lượng liên tục. Không quy trình nào có thể được cải thiện nếu nó không được tiêu chuẩn hóa.

Chất lượng được đảm bảo thông qua những thủ tục chuẩn để đảm bảo tính thống nhất trong quy trình và sản phẩm.

Song song đó, áp dụng sự chuẩn hóa tức là tìm một sự cân bằng giữa việc cung cấp các quy trình của công ty và trao quyền tự do sáng tạo cho nhân viên.

Nguyên tắc 7: Dùng phương pháp quản lý bằng trực quan 

5 chữ S cho việc loại bỏ các hoang phí:

- Phân loại (Sort): Chỉ giữ những gì cần thiết và loại bỏ những gì không cần thiết

- Thông suốt (Straighten): Ghi nhớ rằng, có đủ chỗ cho mọi thứ và mọi thứ sẵn sàng

- Sáng (Shine) hay sạch sẽ: Quy trình vệ sinh thường có dạng kiểm tra để phát hiện những lỗi hay những tình trạng không bình thường có thể ảnh hưởng chất lượng

- Chuẩn hóa (Standardize) hay tạo ra những nguyên tắc: Phát triển các hệ thống và những thủ tục để gìn giữ và kiểm soát 3 quy luật trên

- Gìn giữ (Sustain): Gìn giữ một môi trường làm việc ổn định là một quy trình liên tục của việc cải tiến không ngừng.

Nguyên tắc 8: Chỉ dùng những công nghệ đáng tin cậy 

Việc ứng dụng những công nghệ mới phải hỗ trợ cho con người, quy trình và các giá trị của công ty. Nó không được loại bỏ hay thay thế những điều đó. Giới thiệu công nghệ mới sau khi nó được kiểm nghiệm và chứng minh với sự tham gia, tham vấn đến từ nhiều phòng ban trong tổ chức.

Trước khi áp dụng bất cứ công nghệ mới nào. Toyota đầu tiên phân tích ảnh hưởng nó có thể có lên những quy trình hiện tại. Nếu xác định rằng công nghệ mới cộng thêm giá trị vào quy trình hiện tại, họ phân tích công nghệ sâu hơn để xem liệu nó có mâu thuẫn với triết lý và những nguyên tắc hoạt động của công ty. Nếu như nó vi phạm bất cứ nguyên tắc nào, Toyota sẽ loại bỏ công nghệ đó.

Việc giới thiệu công nghệ mới được thực hiện thông qua một quy trình phân tích và lên kế hoạch bởi đội ngũ bao gồm tất cả những người có liên quan trong quy trình, nhằm đảm bảo sự thống nhất đến từng nhân viên và tránh tối đa sự gián đoạn trong quy trình.

Nguyên tắc 9: Phát triển lãnh đạo 

Phát triển các lãnh đạo từ bên trong tổ chức hơn là tuyển vào từ bên ngoài

Toyota không bao giờ săn các vị chủ tịch hay các giám đốc điều hành từ những công ty khác. Thay vào đó, công ty tìm kiếm những nhà lãnh đạo chủ chốt trong nội bộ tổ chức – trong bán hàng, phát triển sản phẩm, sản xuất và thiết kế.

Thay đổi văn hóa mỗi khi có nhà lãnh đạo mới đem đến sự xáo trộn trong tổ chức vì đột nhiên các nhân viên phải thay đổi theo những điều luật mới. Nó cũng không phát triển bất cứ sự sâu sắc hay trung thành nào từ nhân viên.

Ở Toyota, các nhà lãnh đạo phải sống và hiểu văn hóa Toyota hàng ngày, và đào tạo cấp dưới hiểu và sống theo phương pháp Toyota.

Nguyên tắc 10: Phát triển cá nhân xuất sắc 

Toyota dùng triết lý động viên để khuyến khích và truyền cảm hứng cho nhân viên vươn tới sự hoàn hảo.

Áp dụng thuyết tháp nhu cầu của Maslow, Toyota thỏa mãn nhu cầu về lương, đảm bảo công việc và những điều kiện làm việc an toàn cho nhân viên.

Luân chuyển công việc và những phản hồi nội bộ là những yếu tố tích cực khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên Toyota.

Lý thuyết quản trị khoa học của Taylor đề cập đến việc chọn lựa một cách khoa học và thiết kế các công việc tiêu chuẩn, cũng như đào tạo và thưởng các thành tích hoạt động.

Lý thuyết điều chỉnh hành vi đề cập đến việc củng cố hành vi của dòng chảy không ngừng trong Toyota, tạo ra thời gian thực hiện ngắn hơn và cho ra các phản hồi sớm hơn. Các vấn đề được xác định nhanh chóng và các nhà lãnh đạo liên tục có mặt để giải quyết vấn đề.

Toyota đặt ra các mục tiêu cụ thể để đo lường và thử thách.

Nguyên tắc 11: Tôn trọng đối tác và nhà cung cấp 

Hãy coi các đối tác và các nhà cung cấp như là một phần mở rộng của công việc kinh doanh của bạn.

Toyota giữ nguyên tắc xem nhà cung cấp như các đối tác trong kinh doanh. Giống như thử thách nhân viên để đạt tới sự xuất sắc, họ cũng thử thách các nhà cung cấp của mình.

Các nhà cung cấp sẽ muốn làm việc với công ty khi biết rằng họ sẽ cải thiện được mình và tạo được sự tôn trọng nơi những công ty cùng ngành và khách hàng của họ.

Toyota luôn luôn đánh giá nhà cung cấp mới với sự thận trọng, trao cho họ những đơn hàng nhỏ. Tuy nhiên, một khi nhà cung ứng đã được công ty tin tưởng, và chứng minh rằng họ thành thực trong cam kết để đáp ứng tiêu chuẩn của Toyota về chi phí, chất lượng và giao hàng, Toyota sẽ nhận họ vào hệ thống của công ty và truyền đạt cho họ phương pháp Toyota. Những mối quan hệ với nhà cung ứng hay đối tác thường là dài hạn và hiếm khi nhà cung ứng bị thay thế, trừ khi họ thực hiện những hành vi quá đáng.

Nguyên tắc 12: Tự mình chứng kiến để hiểu rõ tình hình 

Hãy tự quan sát và xác nhận các thực tế. Ghi nhớ rằng, bạn chịu trách nhiệm cho các báo cáo và thông tin mà bạn cung cấp cho những người khác. Vì thế, cần giải quyết các vấn đề và cải thiện quy trình bằng cách tự mình quan sát và kiểm chứng thông tin, dữ liệu.

Bạn cần suy xét những gì bạn nghe được và những gì mà người khác nói với bạn. Khi bạn tự mình kiểm chứng mọi thứ, bạn sẽ có một cái nhìn tốt hơn về tình hình.

Nguyên tắc 13: Ra quyết định thông qua sự đồng thuận 

Quy trình đồng thuận giúp mở rộng việc tìm kiếm cho các giải pháp và làm cho việc thi hành các quyết định nhanh chóng hơn.

Đối với Toyota, cách mà bạn đến với một quyết định cũng quan trọng như chất lượng của quyết định. Đừng vội vàng ra quyết định mà không xem xét tất cả các dữ kiện, lựa chọn và tham vấn với những người sẽ bị ảnh hưởng bởi quyết định. Khi bạn đã chọn một giải pháp hay lựa chọn, thực hiện nó nhanh chóng nhưng thận trọng.

Tham vấn có thể khiến việc chấp nhận giải pháp dễ dàng hơn và việc thực thi quy trình thuận lợi hơn.

Sự xuất sắc của Toyota thể hiện ở chỗ công ty xem xét tất cả các nhân tố (chi phí, chất lượng và các vấn đề, các giải pháp và những người liên quan) trong quy trình.

5 nhân tố quan trọng cần xem xét kĩ càng trong quy trình ra quyết định là:

- Tìm ra điều gì đang thực sự diễn ra

- Hiểu nguyên nhân của vấn đề (hỏi “Tại sao” 5 lần)

- Xem xét một cách rộng rãi các giải pháp lựa chọn và phát triển một lý luận chi tiết cho giải pháp được ưa thích hay được lựa chọn

- Tạo sự đồng thuận với đội ngũ, nhân viên và các nhà cung cấp

- Sử dụng các kênh giao tiếp hiệu quả để truyền phương cách thực hiện từ bước 1 đến bước 4.

Nguyên tắc 14: Không ngừng học hỏi và cải thiện 

Hãy xây dựng một quy trình cho việc kiểm soát liên tục và cải thiện liên tục. Một khi bạn đã xác lập một tiêu chuẩn và một quy trình ổn định, hãy dùng những công cụ cải thiện không ngưng nghỉ (như thẻ điểm cân bằng) để tìm gốc rễ của sự thiếu hiệu quả và áp dụng những tiêu chí đánh giá hiệu quả.

Tạo ra một quy trình đòi hỏi ít nhất (hoặc nếu có thể không có) hàng tồn kho. Điều này sẽ làm cho thời gian và những nguồn lực bị phung phí có thể được xác định và sửa chữa.

Bảo vệ những kiến thức ngành nghề bằng việc phát triển các nhân viên ổn định, thăng tiến chậm, học hỏi không ngừng, và một hệ thống kế nhiệm rất thận trọng. Đào tạo các nhân viên trở thành các nhà lãnh đạo và giải quyết công việc hiệu quả. Đề bạt trong nội bộ công ty.

Chuẩn hóa những quy trình tốt nhất với mỗi dự án mới và nhà quản lý mới.

Những lưu ý khi chuyển đổi công ty của bạn thành một công ty tinh gọn theo Phương thức Toyota:

1/ Bắt đầu với hệ thống kĩ thuật; tiếp thu nhanh chóng với thay đổi trong văn hóa

2/ Học hỏi bằng cách thực hiện trước và đào tạo sau

3/ Bắt đầu với một nhóm làm hình mẫu cho dòng giá trị để thể hiện sự tinh gọn trong hệ thống và cung cấp một mô hình tự kiểm chứng

4/ Sử dụng sơ đồ dòng giá trị để phát triển các tầm nhìn tương lai và giúp học hỏi để quan sát

5/ Dùng các hội thảo Kaizen để truyền đạt và tạo ra những thay đổi nhanh chóng

6/ Cấu trúc dựa trên những dòng giá trị

7/ Đưa dòng giá trị đó vào danh sách bắt buộc thực hiện

8/ Một cuộc khủng hoảng có thể làm thúc đẩy xu hướng tinh gọn, nhưng không nên làm cho công ty mất thời gian quá lâu

9/ Nắm lấy cơ hội để tạo những ảnh hưởng tài chính lớn

10/ Tái thống nhất các quy chuẩn với quan điểm của các dòng giá trị

11/ Xây dựng trên nền tảng công ty để phát triển con đường của riêng mình

12/ Tuyển hay phát triển những nhà lãnh đạo tinh gọn và phát triển một hệ thống kế nhiệm

13/ Dùng các chuyên gia để truyền đạt.

Phần một mình giới thiệu đến đây, ở phần hai mình xin gửi đến các bạn những nguyên tắc còn lại của cuốn Phương thức Toyota này. Các bạn hoàn toàn có thể mua sách online tại Zamina.Vn